自学考试商务交流复习笔记 第十六章（课程代码：00798）

第十六章   书写报告
一、报告的定义：报告是一种搜集研究事实的人与由于某种目的而要求提交报告的人之间的信息或建议的交流形式。
二、报告的形式：口头、示范、信函、便笺、表格、多页文件。
三、报告的分类：
1、按长度：短报告、长报告；
2、按语气：非正式报告、一般报告、正式报告；
3、按主要内容：工程报告、财务报告、营销报告、事故报告；
4、按时间：每天报告、每周报告、月度报告；中期报告、进度报告、最终最后；
5、按重要性：日常报告、特殊报告、紧急报告；
6、按写作风格：叙述性报告、说明式报告、评述性报告、图画式报告、统计性报告；
7、 按流通范围：办公室报告、公司报告、公共报告、私人报告。
四、一份成功的报告需必备的条件：
1、报告内容应该统一：只涉及一个主题；2、报告内容应该完整；3、所有的信息应该准确，根据事实作出的推理应该正确；4、应按照基于逻辑分析和材料分类的计划描述主题内容；5、内容表述方式应使计划清楚；6、报告应以简单、精练的风格写作，要便于阅读；7、报告对于所有可能的读者来说都应该易于了解。
五、报告的基本结构：
部分              要素
内容简介         授权调查范围或目的程序或方法
报告正文         主要的事实
最后部分         绪论、建议（如有要求）、附录（如有必要）
1、内容简介的内容：
1）清楚地说明真正的主题；2） 指出报告的目的、并介绍有助于理解这一目的的必要的背景信息；3）简介获得信息使用的方法；4）以最简单的形式总结结论、事实和建议等；5） 说明据以安排正文的计划
——按以上结构，内容简介部分应该：
1）越简单越好，但要清晰；2）正确地把读者的注意力吸引到你真正的主题和目的上；3）与后面的内容相协调。
2、报告的正文部分：列出所有事实并进行分析，引导读者合乎逻辑地得出最后部分中的结论和建议。
3、最后部分：其作用在于简要、清楚、终局性地提出得到结论、建议。
——一个成功的最后部分的特征是：1） 不引入任何新的观点；2）与内容简介和正文部分相协调；3） 给读者留下你想留下的印象。
六、报告的布局：
1、信函、便笺式；2、纲要式；3、 混合式；
七、各部分的标题：
1、标量的排版和空格应该反映报告的内在的条理；2、避免激怒性的话；3、文本应与标题保持独立；4、标题应富于启发性和毋需解释，否则就没有任何用处；5、标题应由单词和短语构成，从不用句子；6、标题应准确，但又要简洁。
八、长篇的正式报告的格式：
1、前页：扉页、授权（范围、区域、目标）、目录、附表与附图一览表；前言（引言）、致谢、摘要；2、主报告：内容简介、事实和讨论、结论；3、 附页：参考书目和文献、附录、索引。
九、报告的写作过程：
1、 确定目标；
一般分类：定期性报告、一次性报告。
—报告目的列表：提供信息、作为存档、回答问题、建议一系列的行动或决定、影响他人意见、公开宣传、完成法律义务。
—为什么要写报告：为什么要写这份报告、为谁写的、他们希望你包括哪些内容、他们希望以什么方式表述、什么时间提交报告。
2、进行研究和搜集材料；
—信息来源：主要来源（人、关系网）、其他信息（图书馆、数据库、顾客和供应商、行业协会）。
——研究方法：桌面调查法、问卷调查、面谈、观察和记录。
3、组织材料和计划报告；
1） 列出所有话题；2）把这些话题与你的目标和“中心思想句”进行核对；3）把主题归类；4）为每个主题组作一个标签；5）把每个主题组内的材料进行组织，划分为不同的合乎逻辑的次主题组；6）安排每一个主题组和次主题组；7）起草工作计划；8）确定报告中哪一部分需要视觉辅助材料；
4、写作报告初稿：写作内容简介、正文、最后部分、写作摘要、准备目录、附录等。
5、修改报告；
1） 先从总体上看一看你的初稿；2）考虑标题、目录、简介和结论，以及它们之间的关系；3）检查正文；4）大声地朗读报告，最好能找别人作为听众；5）检查你的视觉辅助材料；6）最后的批评。
6、写出报告终稿；
1）整体的间距和外观；2）简单的字自理还是进行桌面编辑；3）修改打印稿；4） 制作多份。
十、授权调查范围定义：明确你的任务，并应准确说明需要做什么。你的介绍必须准确，不能模糊不清；它应当解释写报告的原因；所需报告的类型。（没有一个清晰的授权调查范围，你的任务无法完成）