自学考试商务交流复习笔记 第九章（课程代码：00798）

 
第九章：组织和参加会议
一、会议主席有哪些责任：
1、主持会议：主持会议、维持会议秩序并确保小组的积极工作（应明确会议的任务和会议小组类型）；
2、 会议控制：会议控制的方式和组织取决于召开会议的原因。控制应当着眼于建立行为标准，以这些标准徇会议的结果，并在必要时进行调整。
作为有效的会议主持人应遵循以下五个基本原则：决定讨论主题；明确讨论范围；确保人们围绕主题依次发言；尽可能做到公正、尽全力避免与会者的争论；确保其他成员了解会议的进展情况。
3、 引导：必须能够发起会议，并确保以良好的秩序进行主题的问题的讨论。
介绍会议议题（解决问题过程）：1）识别主题/问题；2）交换和开发建议；3）评价不同方案；4）选择行动计划（确保每个人都明确自己的责任）。
4、 促进讨论：1）主席应当经营以提出恰当问题的方式激励与会者（掌握提问技巧）
如何促进讨论：1）提问的措辞避免“是”或“不是”的答案；2）提出简短的问题；3）采用紧扣主题的问题；4）采用只涉及一个方面的问题。
5、 应付“隐密议程”：应努力保持讨论集中，而不使其演变成与会者之间的个人冲突。
6、 作出决定：除了正式的投票表决方式，主席应采取一致同意的方法，或者恰如其分地引出解决问 题的最佳方案。
7、会议结果后，主席的责任是确保备好会议纪要和会议决定的后续行动计划。
二、决策方法及其优缺点：
1、 权威决策法：由主席决定；快速、高效；但是成员可能没有表态或赞成；
2、 多数/投票表决决策法：一般认为比较公正；投票时机很关键；可能分裂群体成员；少数人会不同 意，因此可能不承担责任；
3、趋同决策法：根据群体的大致倾向决策；成员高度参与；过长（要求听取所有成员的意见，尽管他们实际上尚未形成明确观点）；或许有时难以达到。
4、 达成一致决策法：每个人都完全同意；难以达成一致，实际上通常不必如此。
三、与会者的责任：
1、态度：树立对会议的积极态度，敞开思想并听取别人的意见；
——会议能为你提供各种机会：
1） 受益于别人的知识和观点；2） 从同事的背景和经历中获取最大量的信息；3） 对所执行政策和决策的参与感；4） 更好地了解和正确评价你的同事，在你们中间形成团队工作精神；5） 与别人交换你的个人思想；6） 以别人的眼光评价你的个人观点、信念和态度。
2、准备：保证自己做好准备和了解会议主题；
3、认识群体过程：对“群体过程”和群体功能的认识有助于树立正确的态度更好的参与。
——有效的会议参与者的特征：
1） 注意考虑其他有关的人；2） 认识到交互作用过程必须是双向的，要灵活和宽容；3） 注意交流障碍的存在，努力克服他们；4） 辩证和分析地思考的能力5） 有能力和意愿以适应别人的语言，清晰扼要地讲话；6） 具有适当的时间意识，既包括何时、如何发言、也要考虑会议安排和地点；7） 具有合作与调解的愿望，以实现群体目标；8） 认识积极倾听的必要性。
四、在一次会议中，应何时参与？
——当你感到有些东西可讲时：1）准备好即时参与；2）分几次发言，而不是一次把话都说完；3）保持灵敏状态，准备发言。
五、会议的议程是：需要讲座的业务事项的顺序。
六、议程顺序：
1、 选出主席和工作人员（必要时）；   2、 会议通知——由秘书宣读（通常仅在非常正式的会议）；3、 上次会议纪要——阅读通过（通常由秘书），然后由主席签字；4、 备忘录提出问题；5、 达成的协议——秘书宣读；6、 主席致开幕词；7、 前面会议留下事项；8、 财务问题（财务主管报告、帐目流转等）；9、 委员会和工作单位报告；10、 在可能时提议讨论、建议者和依次发言名单；11、 预先提出并列在议程中的其他事项；12、 下次会议日期；13、 任何其他业务14、 感谢主席（在一般会议上不常见）；15、 主席答谢（同上）；16、 主席宣布会议闭幕。
七、议程准备和支持文件：
1、 议程中的每个项目应用数字排序，如发生变动，在会议开始时主席应说明理由；
2、 当继续上次会议的一个项目时，引用那次会议的日期和备忘录编码是有益的；
3、 另一种有用的方法是将参考资料作为重要的支持性文件，既可驸在相关项目后面，也可列一清单放在议程后面；
4、 在准备会议时，提问题比平铺直叙能激励更多的反馈；
5、 议程应有一个提示，确定下次会议的日期、时间和地点。
——议程计划步骤：
1） 根据上次会议列出突出问题；2） 通过预期目前发展和与会议成员联系，提出商务中的新议题；3） 选择重要议题；4） 避免包括过多的“新问题”；5） 将例行项目放在开始；6） 按逻辑关系排列关键项目；7） 根据可用时间和与会者情况安排项目；8） 用数字排列项目；9） 交*参考上次会议的议题；10） 要求明确提出下次会议的细节，在议程结尾列出“下次会议日程”；11） 指定需要的附加文件或将它们包括在议程中；12） 与主席讨论通过议程；13） 将议程草案交付打印，也可能由你自己打印；14） 校对打印搞；15） 驸带上次会议的备忘录，将文件和有关文章发送所有应出席会议人员。
八、制作备忘录：
——会议之前：
1、 寻找如何做此事的掼或指导；与主席核实一下是否有专用格式。
——会议期间：
1、 记录资料、时间和会议地点；2、 记录出席会议人员，收到谁的“缺席致歉”；3、 识别讨论题目；有条件的话，使用议程为指导；4、 按照会议首先处理例行项目的惯例——宣读上次会议的备忘录并签字，备忘录提出的问题和达成的协议；5、 计划基于简要题目的记录，这类标题可摘自主题，或讨论、决策和拟定行动的摘要，包括时间和参与者；6、 编排每项记录的参考号；7、 跟随会议进程；8、 及时澄清重点的和含糊不清的观点；9、 以摘记形式书写，避免逐字地记录，除非要求如此；10、 使用简短的句子和段落。
——会议之后：
1、 会后立刻清楚地起草备忘录；2、 与其他人核对——可能是与主席；3、 在会议两天内采用清晰的格式打印；4、 仔细校对打印稿；5、 将备忘录发送给出席和原应出席会议的人员，以及任何需要知道情况的人；必要时发送修正稿；6、 仔细将备忘录存档——组织内可能有备忘录存档规定，你应当了解和执行；7、 核查对行动的监督和后续行动。
——避免做的事：
1、 试图主持会议和记时，指定别人记时；2、 讨论速度过快，使你不能准确记录；3、 在你对发言的转译中夹杂自己个人的偏见或观点；4、 备忘录中插入太多人名；5、 包括未解释的缩写和术语，潜在阅读者对此不熟悉；6、 拖延起草备忘录——忘记发生了什么；7、 过分受成员地位影响；仅因为是你的上司，不意味着你必须记录他们说的每一个字；8、 忘记确认下次会议的日期、时间和地点。
九、视听会议的优、缺点：
 优点：
 1、成本——租演播室召开一小时的电视会议、比从各地召集人们到一起开会要节省10倍甚至12倍。 2、  即时——在较短时间内通知开会；
  缺点：
  1、 气氛——失去大部分感觉别人身体语言等信息的能力；   2、  交往——没有在会前和会后交谈或更多谈判的机会；3、连续性——实践中，会议很呆板，因为每人不得不等候摄像机对准他们轮流发言。
十、如何召开成功的电话会议：
——对主席的提示：
1、 提前把议程传真给每个人，详细说明讨论主题和与会者情况；2、  同时提前用传真发送文件和需要参考的资料；保存每人的传真号码，以便于在会议期间发送必要的补充资料。3、  每人上线后马上点名；4、  对与会者讲话总是报出姓名，以保证相应的人能听到你的评论；5、  不时进行小结，保证使每人跟上进程；6、  注意哪些人尚未发言，吸引他们参与会谈。
——对参与者的提示；
1、不要和别人同时讲话；发言前稍等片刻，以确认别人真正讲完了；2、 当你提出问题时，明确提问对象；3、 总是应答别人的提问，即使你没有现成答案；4、 不要在同一个房间举行附带会议而未告诉主席，也不要使用你的电话的弱音和密码键。