08155《会计电算化》自考串讲资料(第三章)

第三章   办公自动化软件的应用
　　　第一节  Office XP 中文版概述
这节不作要求
 
第二节　word的使用
 
主要内容
　　word是office的组件之一，它是一个非常优秀的文字处理软件。
    （一）word窗口组成
Word的窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、文档编辑区、滚动条、状态栏组成
菜单栏包括9个菜单，分别是“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”“表格”、“窗口”、“帮助”。
标尺的主要功能是调整段落的编排、改变正文的上下边界和左右边界、指标位的设置等。
状态栏上显示有总页数、节、当前所在页号、插入点的位置、行和列等信息。状态栏右侧有四个指示器，即录制、修订、扩展和改写。
 
（二）文档视图
文档视图分为：普通视图、web版式视图、页面视图、大纲视图。
区别各自窗口的组成内容的区别。特别是页面视图。
（三）创建文档和保存文档
（1）创建文档
新建Word文档，word将自动新建一个“文档1.doc”。
　  （2）保存文档
如果想把文档保存在一个新建的文件夹中，则单击“另存为”对话框中的“新建文件夹”按钮，输入文件夹名即可。
（四）打开文档和插入文件
打开文件的操作方法（4种）
（五）关闭文件和退出word的相关的操作及区别。
（六）在文档中移动插入点定位文档的3种操作方式
（参考教材）重点：P76表3-1
（七）选定文本的7种操作方式
（参考教材）重点：P77表3-2
（八）删除文本
1．删除一个字符
Delete: 插入点后字符　　
　　Backspace: 插入点前字符　　
Ctrl+ Delete: 插入点后至标点符号至的字符
Ctrl+ Backspace插入点前至标点符号至的字符
2．当插入点位于一个段落的段首位置时，按Backspace键会将插入点移至上一段的末尾，结果会使两段落首尾合并成为一个段落。
（九）插入和改写方式的相关操作
（十）撤销与重复的相关操作
（十一）移动文本的3种操作方式
（十二）复制文件的3种操作方式
（十三）查找文本和格式
 
 “查找”功能能够查询任意组合的字符串，包括中文、英文、全角或半角符号，甚至可以查找英文单词的各种形式等。
操作：“编辑”菜单中的“查找”命令或快捷键Ctrl+F
（十四）替换文本和格式（查找文本和格式相似）
 
替换的内容可以是字体、段落的所有格式及制表符等特殊字符，
替换操作可以设定在文本中查找范围是从光标向上，向下或者全部文本。
 
第三节　word文档的格式化操作
    
文档的格式分为：字符格式和段落格式
（一）字符格式化
 
（1）变字形的包括的内容和相关操作
（二）段落格式化
（1）落缩进的3中操作方式
（2）落的对齐方式和行间距
设置段落的对齐方式的相关操作
在Word中，共有五种段落对齐方式，分别是：两端对齐、居中对齐、右对齐、分散对齐和左对齐。
 
（三）保存和打开Web页文档
（1）存web页文档
Web页就是网页，文件格式的扩展名为.HTM。这种格式的文件含有超级链接并以图形格式提供信息。该格式能见文字、图形、声音和数码电影组合在一起。
它是用“超文本标记语言”（HTML）创建，是一种特殊的标记或标签系统，可以在全球广域网（www）上发布
（2）开Web页文档
HTML格式的文档可以在Word中直接打开浏览。
 
第四节　Word文档的打印
预览文档的操作方式。
 
第五节　Excel使用基础

　
（一）Excel概述

　　Excel把文字、数据和图表等多种信息综合于一体，并以电子表格的方式对其进行各种统计计算分析和管理。
（1）Excel的启动与退出
　 　Excel的退出的4种操作方法。
　
（二）Excel的窗口组成
两种窗口：
　　（1）应用程序窗口
　　（2）工作簿窗口
重点把握应用程序窗口
Excel应用程序窗口包括：标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、状态栏
　　菜单栏包括文件、编辑、视图、插入、格式、工具、数据、窗口和帮助等9个菜单。每一个菜单对应的子菜单有哪些。
工作簿窗口的组成包括：标题栏、工作表、工作表标签、滚动条、标签拆分框、拆分框。
（三）工作表的建立
（1）作簿、工作表和单元格
工作簿扩展名为.XLS。一个工作簿可以包含多个工作表。
Excel一个工作簿默认3个工作表即sheet1，sheet2，sheet3，最多包含255张工作表。
Excel的工作表由65536行、256列组成，每一行列交叉处即为一个单元格，所以一张工作表最多可有65536×256个单元格。一个单元格最多可以保存32000个字符。
每个单元格地址由列号和行号来引用。
（2）元和区域的选择
区域是指工作表中的单元格组，它是一组单元格。
　　表示方法：用区域符（冒号）将区域的两个对角的单元地址隔开，它表示的是两个对角单元之间所有的单元格。
　   （3）据输入
1．三种类型的数据输入
数据类型：文本型、数值型、日期时间型
　　（1）输入文本
　  ①对齐方式：左对齐
②超长处理：当输入的字符型数据超过它所保存单元的宽度时，如果其右侧相邻的单元为空，则超出的内容自动延伸至右侧单元格内显示；如果其右侧相邻的单元不为空，则超出的内容自动隐藏，不再显示出来。
　　③数字字符串：以“’”开头
　　（2）输入数值：
　　①对齐方式：右对齐
　　②超长处理：当输入的数值型数据超过它所保存单元的宽度时，系统自动将其转移为科学计数法的形式。如果不能科学计数则显示“###”。
　　（3）日期时间输入：
　　日期型数据用斜杠“/”或减号“-”分割日期的年月日部分。
　　①对齐方式：右对齐
　　②如果要在同一单元格中同时键入日期和时间，日期与时间之间要用空格分割。
③输入当前日期按组合键“Ctrl+”；输入当前时间按住组合键“Ctrl+Shift+”。
2．据自动输入的操作方式
包括自动填充、序列填充、利用鼠标填充。
其中序列有等差级数、等比级数、连续的日期、编号等成为序列数据。
（四）使用公式与函数
（1）元格地址的4种引用方式的联系与区别
（2）入公式
　　1.输入公式前先输入一个“=”号或“+”号。
2．式中使用的运算符主要有四种：算术运算符、比较运算符、文本运算符、引用运算符。
文本运算符：&用于连续两个文本，以便产生一段连续的文本。
引用运算符：：、，、空格、+
（3）式中使用函数
函数包括财务、日期与时间、数学与三角、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息等。
掌握求和函数SUM、求平均函数AVERAGE、条件函数IF的表达方式。
　
 
（五）数据编辑
1．修改的3种操作方式
2．删除
数据清除和删除的相关操作及区别。
3．的移动、复制和粘贴的相关操作
4．格、行、列的插入
（1）插入单元格
（2）插入行、列
先选定要插入新行货新列的单元格，然后选择“插入”菜单中的“行”或“列”命令，则选择单元格所在行向下移动一行或者躲在列向右移动一列
（六）给单元格批注
虽然每个单元格可以输入很多字符，但往往不能够同时表达所有的含义，这时可以给单元格增加批注。
 
第六节　工作表的编辑
（一）工作表的基本编辑
工作表的删除、插入和重命名的相关操作
工作表的复制或移动的相关操作

　　(二) 工作表的格式化
1．自动套用格式
2．单元格式化的相关操作
在设置对齐方式里，“方向”列表框：用来改变单元格中数据旋转的角度，角度范围为—90度到90度。
在设置边框线里，默认情况下，Excel的表格线是统一的淡虚线。这样的边线不能突出重点数据，可以给他加上其他类型的边框线。
（三）数据管理（了解）
　　在进行分类汇总时，Excel会自动对数据清单中的数据进行分级显示，在工作表窗口左边会出现分级显示区，列出一些分级显示符号，允许对数据的显示进行控制。
（四）打印（了解）
【例题·判断题】Word中Web页视图一种联机阅读模式，在此模式下，文档没有分页符、标尺、滚动条等，类似于IE浏览器浏览网页。（   ）
【答案】错
【例题·判断题】在excel中，对于日期型数据，用斜杠‘‘/’’或减号‘‘一’’分隔日期的年、月、日部分。（   ）
【答案】对
【例题·判断题】默认情况下，EXCEL的表格线是统一的淡虚线，为了突出重点数据，可以给相应的单元格加上其他类型的边框线（  ）
【答案】对
【例题·单选题】在WORD中， （  ）移到文档窗口顶端。
A.CtrL+PGUP   B.CtrL+PGDN   C.ALT+CTRL+PGUP   D. ALT+CTRL+PGD
【答案】A
【例题·单选题】在 WORD文档中，删除一个段落标记后，前后两段文字将合并成一段，则段落格式的编排（    ）。
        A.没有变化                     B.后一段采用前一段的格式
C.前一段变成无格式             D.前一段采用后一段的格式
【答案】A
【例题·单选题】若要在打印文档之前预览，应使用的命令是（  ）
A.“格式”菜单中的“段落”命令      B.“视图”菜单中的“文档结构”命令
C.“常用”工具栏中的“打印”图标     D.“文件”菜单中的“打印预览”命令
【答案】D
【例题·多选题】（  ）属于EXCEL中序列的类型。
A. 等差序列   B. 等比序列   C.自动填充    D. 日期
【答案】ABCD