08155《会计电算化》自考串讲资料(第七章)

第七章  账务处理
 
第一节　账务处理系统概述
 
一、账务处理系统在会计核算系统中的地位和作用（了解）
二、掌握账务处理系统的主要内容
系统初始化：建立核算单位、启用帐套；进行财务分工，设置操作权限；设置辅助核算，强化明细数据管理；设置会计科目；设置凭证类别；设置外币；设置自动转账、结账科目；输入起初余额等。
日常处理：包括填制凭证、查询凭证、凭证审核、出纳签字、凭证汇总、记账等功能。
账簿管理：包括总账、明细账、日记账、多栏账的查询与输出。
辅助核算：包括往来账核算、项目核算、部门核算、单位核算等。
期末业务处理：期末处理包括生成转账凭证、结账等。
出纳管理：用于加强对现金和银行存款的核算和管理，进行银行对账并编制银行存款余额调节表。
会计数据维护：包括数据的备份和恢复、历史数据删除、远程数据传输等。
 
三、账务处理系统数据流程图（了解）
四、账务处理系统的计算机与手工账的区别（掌握五点）
五、账务处理系统中的主要文件（了解）
 
第二节　财务处理系统的初始化
　　
（一）账务处理系统初始化概述（了解）
（二）建立账务处理系统的准备工作
（1）会计科目资料整理和凭证类型确定
（2）会计数据资料的准备（掌握4点）
（3）人员组织与分工
岗位分工与权限设置是根据业务分工的需要和内部控制原则对不相容岗位、不相容职权进行分隔的要求，对系统操作使用人员的工作职责和权限所作的规定。
操作人员工作权限划分的基础原则（5点）。
 
（三）系统参数设置
 
（四）期初余额输入
　　余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。红字余额应输入负号。
　　期初余额的录入分两部分：总账期初余额录入、辅助核算科目期初余额录入。
在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动地为其开设辅助账页。与此相对应，在输入期初余额时，这类科目总账的期初余额是由辅助账的期初明细汇总而来的，也就是说不能直接输入总账期初数。
　
 
第三节　凭证处理
　　
（一）记账凭证的来源、内容和输入方式
 
（1）记账凭证的来源
1．手工凭证。指手工对原始凭证进行处理后编制的记账凭证
2．机制凭证。把已经实现计算机处理的其他业务子系统对原始凭证进行处理后编制的记账凭证。
3．派生凭证。指账务系统根据系统机内已有的数据产生的记账凭证。
（2）记账凭证的基本内容（了解）
（3）各种凭证的输入方法。（了解）
（二）凭证输入
（1）凭证输入的基本内容
注意：
　　·采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，但不能超过业务日期。
　　·凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号不能修改。
　　·正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。
　　·科目编码必须是末级的科目编码。既可以手工直接输入，也可选择输入。
　　·金额不能为“零”，红字以“－”号表示。
　　·可按“=”键取当前凭证借贷方金额的差额到当前光标位置。
　　·不能确定的辅助核算信息可不输入。
对于同一往来单位来说，名称要前后一致。
（三）凭证查询和汇总
（四）记账凭证的审核
只有具有审核权的人才能进行审核操作。
　　会计制度规定，审核与制单不能为同一人。
    注意：
　　·审核人必须具有审核权。
　　·作废凭证不能被审核，也不能被标错。
　　·审核人和制单人不能是同一个人；凭证一经审核，不能被修改、删除；只有取消审核签字后才可以修改或删除；已标记作废的凭证不能被审核，需先取消作废标记后才能审核。
 
（五）记账凭证的修改
修改方法：
1．输入计算机，但没有进行审核的记账凭证发现错误。
进入填制凭证界面直接进行修改就可以，但是凭证类别和凭证编号不能修改。
2．输入计算机，已经进行了审核，但是还没有记账的记账凭证发现错误，
应该先取消审核，然后按照第一种情况进行修改。
3．输入计算机，并已记账的记账凭证发现错误。
可以采用红字冲销或蓝字部分补充登记的方法进行修正。

　　（六）记账
　　记账一般采用向导方式，使记账过程更加明确，记账工作由计算机自动进行数据处理，不用人工干预。
　　记账操作每月可多次进行。
　　注意：
·第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。
　　·上月未记账，本月不能记账。
　　·未审核凭证不能记账。
　　·作废凭证不需审核可直接记账。
　
 
第四节　期末业务处理
期末业务的处理主要是期末的摊、提、结转业务的处理、结账和编制报表
 
（一）期末的摊、提、结转业务处理
（二）试算平衡、对账
账账相符、账证相符、账实相符，是会计核算完整性、真实性的要求。
用户一般应在每月月底结账前，通过调用试算平衡和对账功能，再一次进行正确性检验。
（三）结账
期末结账时应注意的8个问题：
 
第五节　出纳管理及往来业务管理


    出纳管理的主要功能包括查询和打印现金日记账、银行存款日记账和资金日报；登记和管理支票登记簿；录入银行对账单，进行银行对账，输出余额调节表，并可对银行长期未达账提供审计报告。
（一）日记账及资金日报表
（二）支票登记
（三）银行对账单
所谓银行对账，指系统对某一对账科目的银行存款日记账和银行对账单每笔业务实行核对，对于核对上的项目系统自动加注核对标记，未核对上的项目作为未达账项，据以编制银行存款余额调节表。
在计算机账务系统中，对账方式通常为自动对账和手工账。
手工对账一般作为自动对账的补充，自动对账可以选择：结算方式、结算票号相同、金额和方向相同三个条件中的一个或几个组合作为确定已达账项的条件。
下面四种情况中，只有第一种情况能自动核销已对账的记录，后三种情况均需通过手工对账来强制核销。
　　（1）对账单文件中一条记录和银行日记账未达账项文件中的一条记录完全相同。
　　（2）对账单文件中一条记录和银行日记账未达账项文件中的多条记录完全相同。
　　（3）对账单文件中多条记录和银行日记账未达账项文件中的一条记录完全相同。
　　（4）对账单文件中多条记录和银行日记账未达账项文件中的多条记录完全相同。
(四) 往来业务管理
 
 
第六节　账务系统输出
一、账务系统输出的方式（了解）
二、记账凭证的输出
记账凭证的输出有查询和打印两种方式，主要是对凭证进行查询。
凭证查询分为两种情况：一是包括未记账凭证在内的所有记账凭证查询；二是已记账凭证的查询。
 
三、科目汇总表的输出
四、账簿查询与输出
账簿输出分日报单输出、日记账输出、明细账输出、总账输出和辅助账输出。
每种输出均有查询和打印两种输出方式。
账簿输出的格式由科目设置中的账类所决定，可以输出三栏式、数量金额式、复币式、多栏式等用户需要的各种账簿。
 
　　　第七节　系统维护
（一）数据的备份
    （1）数据备份的作用（了解）
   
（2）备份时需要注意的问题。（3点）
1．备份应该每天关机前进行。
2．每次备份都应该在软盘标签上写明备份的时间及责任人。
3．对于单机系统，凡是具有数据输入或系统设置权限人员都应该有数据备份权，以便进行完输入或设置能够及时进行备份。对于网络或多终端系统，应有专人负责备份。
 
（二）数据恢复
 
（三）往年数据删除
系统中至少应该保留三年内的数据。
 
（四）上机记录查询和打印
【例题·判断题】需要重点保证数据安全的工作应与其他工作分隔。例如支票管理功能应由专人负责。（    ）
【答案】对
【例题·判断题】凭证编号既可以按凭证类别按月自动编号，也可以手工编号。（   ）
【答案】对
【例题·判断题】银行对账有两种对账方式，即自动对账和手工对账。（    ）
【答案】对
【例题·判断题】财务软件的打印输出按照打印方式的不同可以分为套打和完全打印。
（     ）
【答案】对
【例题·单选题】机制凭证是指（    ）。
A.计算机打印的凭证                   B.输入计算机的凭证
C.计算机自动编制的凭证               D. 规范的记账凭证
【答案】C
【例题·单选题】关于凭证审核的正确叙述是（ ）。
A.常用的审核方法是将凭证打印出来进行检查
B.凭证审核是指按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行检查
C.审核人发现凭证错误可以直接修改  
 D.制单人可以取消审核进行凭证修改
【答案】B
【例题·单选题】结账操作每月进行（      ）。
A.一次      B.二次       C.三次       D.不确定
【答案】A
【例题·多选题】电算化账务处理程序一般采用（  ）
A.汇总记账凭证处理程序        B.多栏式日记账账务处理程序
C.科目汇总表账务处理程序      D.记账凭证账务处理程序
【答案】C
【例题·多选题】操作人员工作权限划分的基本原则有（      ）。
A.不相容的职权必须分隔       B.不相容的岗位必须分隔
C.不同的处理层次一般应该分隔  D.其他制度特别规定需要分隔的应该分隔
【答案】ABCD
【例题·多选题】关于凭证修改的正确叙述是（     ）。
A.未审核的机内凭证，可以直接修改任何项目
B.已审核的凭证，如果能先取消审核可以再进行修改
C.已记账的凭证。可采用红字凭证冲销法进行更正
D.已记账的凭证，可采用补充凭证法进行更正
【答案】BCD